Verwendung einer Software zur Urlaubsverfolgung

Was ist ein Sonderurlaub?

Ein Sonderurlaub ist eine längere berufliche Auszeit, die aus bestimmten Gründen beantragt wird. Wie bei anderen Urlaubsarten muss dieser mit dem Vorgesetzten abgesprochen werden. Er kann bezahlt oder unbezahlt sein. Auf den ersten Blick ähnlich wie regulärer Urlaub – aber es gibt klare Unterschiede.

Sonderurlaub vs. Standard-Urlaubspolitik

Ein zentraler Unterschied ist der Zweck: Reguläre Urlaube dienen meist der Erholung. Sonderurlaube betreffen oft wichtigere, unvorhersehbare Situationen. Ein weiterer Unterschied ist die Dauer: Während Standardurlaub meist wenige Wochen pro Jahr umfasst, kann Sonderurlaub über Monate gehen.

Wie lange dauert ein Sonderurlaub?

Ein typischer Sonderurlaub dauert mehrere Wochen. Elternzeit zum Beispiel kann mehrere Monate umfassen. Die genaue Dauer hängt von den gesetzlichen Regelungen ab. Freiwillige Regelungen können flexibel gestaltet werden.

Unterschiedliche Arten von Sonderurlaubsrichtlinien

Grundsätzlich gibt es zwei Arten: Pflichturlaub und freiwillige Regelungen.

Gesetzlich vorgeschriebene Sonderurlaube

Viele Länder schreiben bestimmte Sonderurlaube gesetzlich vor – wie Elternzeit, die meist mehrere Monate dauert.

Freiwillige Sonderurlaubsrichtlinien

Zusätzlich können freiwillige Regelungen angeboten werden, z. B. als Mitarbeitervorteil. Etwa ein Trauerurlaub zeigt Mitgefühl und verbessert gleichzeitig die Arbeitgeberattraktivität.

Beispiele für Sonderurlaubsrichtlinien

Häufige Sonderurlaube, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten können:

• Militärurlaub: bei Einberufung zum Dienst.
• Elternzeit: bei Geburt oder Adoption eines Kindes.
• Krankenurlaub: bei eigener Erkrankung oder Pflege eines Angehörigen.
• Trauerurlaub: bei Todesfall in der Familie.

Warum Abwesenheitsmanagement für Arbeitgeber wichtig ist

Wie verwaltet man Abwesenheiten am besten? Es gibt zwei Methoden: manuell oder über eine Software. Die manuelle Methode ist aufwendig und fehleranfällig. Eine Softwarelösung hingegen automatisiert und vereinfacht den gesamten Prozess deutlich.

Vorteile der Software-gestützten Abwesenheitsverfolgung

Verschiedene Tools bieten effizientes Abwesenheitsmanagement. Neben HRM-Software können Sie auch Produktivitätstools wie WebWork nutzen. Diese zentralisieren Urlaubsplanung und ermöglichen es dem Team, besser zu organisieren. Für längere Abwesenheiten ist das besonders hilfreich. Mit einem Schichtplanungs-Tool wird die Auswirkung noch deutlicher. Außerdem sinkt die Fehlerquote erheblich. Automatisierte Prozesse sind weniger anfällig für Eingabefehler – und eventuelle Fehler lassen sich leichter korrigieren.

So nutzen Sie eine Software zur Urlaubsverfolgung – Schritt für Schritt

Zum Schluss erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie Urlaubsverfolgungssoftware im Unternehmen einsetzen – beginnend mit der Auswahl des richtigen Tools.

Wählen Sie eine Software zur Abwesenheitsverfolgung

Wählen Sie zunächst eine geeignete App. HRM-Tools sind möglich, aber für kleine Unternehmen oft teuer. Eine gute Alternative: Ein Zeiterfassungstool wie WebWork mit Abwesenheitsmanagement. Zusätzlich können Sie Aufgaben mit Task Management organisieren. So holen Sie langfristig mehr aus der Investition heraus.

Erstellen Sie eigene Richtlinien

Nachdem Sie das Tool ausgewählt haben, legen Sie im System Ihre Unternehmensrichtlinien fest – z. B. Urlaubssaldo und ob der Urlaub bezahlt ist.

Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit dem Tool

Dann müssen Sie Ihre Mitarbeitenden schulen. In WebWork ist das einfach: Mitarbeitende lernen, wie sie Abwesenheiten korrekt beantragen, Manager lernen, diese zu genehmigen oder abzulehnen.

Verwalten Sie Abwesenheiten im Dashboard

Nach der Einrichtung können Sie die Abwesenheiten direkt im Dashboard verwalten – und von den Vorteilen der Automatisierung profitieren.