Was ist eine Zeiterfassung?
Eine Zeiterfassung ist ein Dokument, in dem Arbeitszeiten und andere relevante Daten festgehalten werden. Sie ist meist in Tabellenform aufgebaut.
Zeiterfassungen können in digitaler oder Papierform vorliegen, wobei digitale Versionen aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit häufiger verwendet werden.
Inhalte einer Zeiterfassung
Neben der Gesamtarbeitszeit enthält eine Zeiterfassung viele weitere Informationen über Arbeitsabläufe. Dazu gehören:
- Mitarbeiterdaten wie Name und Position
- Informationen zu Projekten und Aufgaben
- Überstunden
- Pausenzeiten
- Stundensätze
- Ggf. Genehmigungsinformationen
Je nach Verwendungszweck können zusätzliche Informationen erforderlich sein.
Wenn Sie z. B. die Zeiterfassung zur Abrechnung nutzen, müssen Sie auch Kundendaten hinzufügen.
Sind Zeiterfassungen gesetzlich vorgeschrieben?
Wenn Sie Ihrem Team ein festes Gehalt zahlen, brauchen Sie in der Regel keine Zeiterfassungen.
Bei stundenbasierter Bezahlung müssen Sie jedoch gesetzliche Anforderungen erfüllen.
Beispielsweise schreibt das Fair Labor Standards Act (FLSA) in den USA bestimmte Dokumentationspflichten vor.
Für genaue Informationen zu gesetzlichen Vorgaben in Ihrem Land sollten Sie einen Arbeitsrechtler vor Ort konsultieren.
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Der Zweck von Zeiterfassungen
Sehen wir uns an, wie Zeiterfassungen Sie in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens unterstützen können:
- Lohnabrechnung
- Projektmanagement
- Kundenabrechnung
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Eine genaue Lohnabrechnung ist bei stundenweiser Bezahlung unerlässlich. Ohne Zeiterfassungen ist dies schwierig.
Ohne genaue Aufzeichnungen wissen Sie nicht, wie viel Ihre Mitarbeiter gearbeitet haben. Die Genauigkeit Ihrer Zeitdaten und Ihrer Gehaltsberechnungen kann große Vorteile bringen. Darauf gehen wir später im Abschnitt zur Zeiterfassungs-App näher ein.
Projektmanagement
Zeiterfassungen sind besonders nützlich im Projektmanagement. Sie bieten einen detaillierten Überblick über Zeit- und Kostenaufwand je Projekt.
So stellen Sie sicher, dass die richtigen Projekte priorisiert werden. Sie erkennen auch ungleich verteilte Arbeitslasten im Team.
Das ist der erste Schritt zur Vermeidung von Überlastung und deren negativen Folgen.
Kundenabrechnung
Wenn Ihr Team an Kundenprojekten arbeitet, sind Zeiterfassungen unverzichtbar.
Sie dienen nicht nur zur Abrechnung bei Projektabschluss, sondern auch als Nachweis während laufender Arbeiten.
So schaffen Sie Vertrauen bei Ihren Kunden – ein wertvolles Gut.
Verschiedene Arten von Zeiterfassungen
Wenden wir uns nun einer anderen Frage zu: Welche Arten von Zeiterfassungen gibt es?
Manuelle vs. automatische Zeiterfassung
Die Hauptarten von Zeiterfassungen sind manuell und automatisch.
Bei manuellen Varianten trägt das Team die Zeiten selbst ein, bei automatischen übernimmt das eine Software, z. B. WebWork.
Wenn Sie den Desktop-Zeittracker von WebWork nutzen, sehen Sie, welche Apps und Websites Ihre Mitarbeitenden verwenden.
Damit können Sie die Richtigkeit der erfassten Zeiten prüfen – sowohl zur Abrechnung als auch für die Gehaltsabrechnung.
Zeitrahmen der Zeiterfassung
Neben manuell und automatisch unterscheiden sich Zeiterfassungen auch im Zeitrahmen. Am häufigsten ist die wöchentliche Zeiterfassung.
Diese deckt die Arbeitszeit einer Woche ab, aber auch zweiwöchentliche oder monatliche Intervalle sind möglich – je nach Zahlungszyklus.
Was ist Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware ist eine App, mit der Sie alle Zeitdaten Ihres Teams zentral verwalten können. Hochwertige Tools bieten mehrere Ansichten,
z. B. in Tabellenform, als Zeitleiste oder Bericht – wie bei WebWork.
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Warum Ihr Unternehmen Zeiterfassungssoftware braucht
Nachdem wir geklärt haben, was eine Zeiterfassungs-App ist, sehen wir uns nun ihre Vorteile an. Dazu gehören:
- Kosteneinsparung
- Weniger Zeitdiebstahl
- Schnelleres Ausfüllen
Geld sparen mit genauen Daten
Ungenaue Zeiterfassungen können teuer sein – wegen Überzahlungen oder Bußgeldern.
Je nach Gesetzeslage können Sie durch eine gute Software langfristig viel Geld sparen.
Weniger Anfälligkeit für Zeitdiebstahl
Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung von Zeitdiebstahl.
Zeitdiebstahl bedeutet, dass Mitarbeitende Zeiten erfassen, in denen sie nicht gearbeitet haben.
Automatische Zeiterfassung kann dies meist komplett verhindern.
Schnelleres Ausfüllen der Zeiterfassung
Ein weiterer Vorteil: Zeiterfassungen werden viel schneller ausgefüllt.
Sie müssen nicht auf manuelle Einträge zum Abrechnungszeitraum warten.
Das beschleunigt Ihre Lohnabrechnung und Zahlungen von Kunden.
Worauf Sie bei einer Zeiterfassungs-App achten sollten
Bevor wir schließen, sehen wir uns an, worauf Sie bei einer Zeiterfassungs-App achten sollten. Wichtige Funktionen sind:
- Genehmigung von Zeiterfassungen
- Automatisches Zeit-Tracking
Geld sparen mit genauen Daten
Auch automatische Zeiterfassungen können Fehler enthalten, besonders bei manuellen Ergänzungen.
Deshalb kann eine manuelle Genehmigung weiterhin nützlich sein.
WebWork bietet z. B. eine Genehmigungsfunktion, mit der Sie nicht nur Zeiten akzeptieren oder ablehnen,
sondern auch Berechtigungen dafür verwalten können – so kann das gesamte Management-Team effizient prüfen.
Automatische Zeiterfassung
Wie erwähnt, ist automatische Zeiterfassung entscheidend für Genauigkeit.
In WebWork ist das automatische Zeit-Tracking standardmäßig mit der “Autorun”-Funktion aktiviert.
