Suivi du temps dans un tableur : Guide complet

Pourquoi suivre le temps dans un tableur ?

Commençons par les avantages du suivi du temps dans un tableur. Les principaux sont :

• Productivité accrue
• Meilleur équilibre vie pro/perso
• Amélioration de la paie
• Coût réduit

Productivité accrue

Le principal bénéfice du suivi du temps est l’amélioration de la productivité, quel que soit le support utilisé. Cela aide les professionnels à mieux gérer leurs heures, à être plus efficaces et à optimiser leur performance — un atout évident pour l’entreprise.

Meilleur équilibre vie pro/perso

Le suivi du temps profite aussi aux employés. Une feuille de temps leur permet de surveiller leur équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Cet équilibre est essentiel pour éviter l’épuisement et rester performant à long terme.

Amélioration de la paie

Si vos employés sont payés à l’heure, il est indispensable de suivre précisément leurs heures. Sans tableur, vous risquez de les payer trop ou pas assez, ce qui entraîne divers problèmes. De plus, le calcul manuel prend du temps et détourne votre attention de tâches à forte valeur.

Coût réduit

Parmi les méthodes existantes, le suivi du temps par tableur est l’une des plus économiques. Il suffit d’utiliser un tableur gratuit comme Google Sheets pour commencer.

Comment mettre en place un suivi du temps dans un tableur

Voyons maintenant comment configurer le suivi du temps dans un tableur. Cela se fait en quelques étapes :

• Définir ce que vous devez suivre
• Créer une structure simple
• Faire suivre le temps par votre équipe

Comme pour tout projet, commencez par analyser vos besoins.

Définir ce que vous devez suivre

Le suivi du temps consiste souvent à noter les heures travaillées par jour. Mais pour gérer les salaires, vous devrez parfois suivre différents types de temps :

• Pauses rémunérées ou non
• Taux horaires différents selon les projets
• Heures supplémentaires

Par exemple, si les pauses ne sont pas rémunérées, elles doivent être soustraites. Si certains projets ont un taux horaire supérieur, il faut les comptabiliser séparément. Idem pour les heures sup avec un taux différent.

Créer une structure simple

Une fois vos besoins définis, créez une feuille de temps adaptée. Vous pouvez la configurer par jour, semaine ou mois — selon la fréquence de paiement. Veillez à inclure tous les éléments nécessaires : pauses, heures supplémentaires, etc.

Faire remplir les feuilles par l’équipe

La dernière étape — et la plus importante — consiste à faire remplir les feuilles par votre équipe. Transmettez le modèle et demandez un envoi régulier. Cette étape est essentielle car le suivi du temps en tableur peut vite devenir pénible. C’est répétitif, sujet aux erreurs, et peut mener à du vol de temps, un problème que nous allons aborder ensuite.

Limites du suivi du temps dans un tableur

Les principaux inconvénients du suivi du temps dans un tableur sont :

• Répétitivité
• Risque d’erreurs
• Risque accru de falsification

Répétitivité

Remplir des tableurs à la main est fastidieux et chronophage. Cela fait perdre un temps précieux aux équipes qui pourraient l’utiliser à des tâches plus productives.

Risque d’erreurs

Le suivi manuel est propice aux erreurs. Et si vous utilisez une feuille partagée, des employés pourraient modifier par erreur (ou intentionnellement) les saisies des autres.

Vol de temps plus fréquent

Certains employés pourraient saisir leurs heures incorrectement, voire délibérément. Cela s’appelle le vol de temps, un phénomène qui peut coûter cher sur le long terme. Consultez notre article sur la prévention du vol de temps pour en savoir plus.

Pourquoi utiliser un logiciel de suivi du temps à la place

Le suivi dans un tableur permet de commencer, mais pour aller plus loin, mieux vaut un outil dédié. Voici quelques avantages d’un bon logiciel comme WebWork :

• Suivi automatique du temps
• Intégrations avec d’autres outils
• Suivi d’activité complet

Suivi du temps automatique

L’un des plus grands atouts des logiciels de suivi est l’automatisation. Par exemple, dans WebWork, activez le suivi automatique dans les paramètres du logiciel desktop. Cela rend le suivi du temps invisible pour l’employé et augmente la précision.

Intégrations avec d’autres outils de productivité

Si vous utilisez déjà d’autres outils de productivité, les intégrer à un tableur est compliqué. Les logiciels dédiés, comme WebWork, offrent des intégrations natives et des automatisations via Zapier et autres plateformes.

Suivre bien plus que le temps

Enfin, un bon logiciel ne se limite pas au temps : il aide à gérer projets, tâches, productivité, congés, activités… pour un suivi complet de l’équipe.