Qu’est-ce qu’une feuille de temps ?
Une feuille de temps est un document dans lequel les heures travaillées sont enregistrées, ainsi que d'autres données importantes. Elles prennent souvent la forme de tableaux d'information.
Les feuilles de temps peuvent être au format numérique ou papier, mais les versions en ligne sont les plus courantes en raison de leur praticité.
Contenu d’une feuille de temps
En plus du total d’heures travaillées, les feuilles de temps incluent de nombreuses informations sur les activités du personnel, telles que :
- Informations sur l’employé : nom, poste
- Données sur les projets et les tâches
- Heures supplémentaires
- Pauses prises
- Tarifs horaires
- Informations pour validation, si nécessaire
D’autres données peuvent aussi être ajoutées selon l’usage que vous ferez de vos feuilles de temps.
Par exemple, si vous les utilisez pour la facturation, il peut être nécessaire d’inclure les données de votre client.
Les feuilles de temps sont-elles obligatoires ?
Si vous rémunérez votre équipe avec un salaire fixe, les feuilles de temps ne sont probablement pas requises.
Mais si vos employés sont payés à l’heure, vous devez respecter les lois sur le suivi du temps.
Par exemple, le Fair Labor Standards Act (FLSA) aux États-Unis impose certaines exigences en matière d’enregistrement.
Pour connaître les obligations spécifiques à votre entreprise, consultez un avocat en droit du travail local.
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L’utilité des feuilles de temps
Voyons maintenant comment les feuilles de temps peuvent vous aider dans différents domaines de votre entreprise, tels que :
- La paie
- La gestion de projets
- La facturation des clients
Gestion de la paie
Une bonne gestion de la paie est cruciale si vous payez vos employés à l’heure. Sans feuille de temps, c’est très difficile.
Vous n’aurez aucune trace précise du temps travaillé. Assurer la fiabilité de vos données de temps et de vos calculs de paie
présente plusieurs avantages. Nous en reparlerons dans la section sur les applications de feuilles de temps.
Gestion de projets
Les feuilles de temps sont utiles pour gérer vos projets. Elles vous donnent une vue d’ensemble du temps et des coûts par projet.
Cela vous aide à prioriser les bons projets. Elles permettent aussi de repérer une mauvaise répartition de la charge de travail.
C’est la première étape pour éviter la surcharge de travail, aux conséquences nombreuses et évidentes.
Facturation des clients
Si votre équipe travaille pour des clients, les feuilles de temps sont indispensables.
Elles servent à la facturation à la livraison d’un projet mais aussi comme preuve d’avancement en cours.
Elles renforcent la confiance avec vos clients — un investissement précieux.
Différents types de feuilles de temps
Passons maintenant à une autre question : quels sont les types de feuilles de temps ?
Feuilles de temps manuelles vs automatiques
Les deux principaux types sont les feuilles de temps manuelles et automatiques.
Les manuelles sont remplies à la main, les automatiques via un logiciel, comme WebWork.
Avec le suivi du temps sur bureau WebWork, vous saurez quelles applis/sites vos employés utilisent.
Cela vous permet de vérifier l’exactitude des feuilles de temps pour une paie ou une facturation correcte.
Périodes des feuilles de temps
Outre le mode de remplissage, les feuilles de temps varient par périodicité. Le format hebdomadaire est le plus courant.
Il couvre une semaine de travail, mais des formats bi-hebdomadaires ou mensuels sont aussi possibles selon votre fréquence de paiement.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de feuilles de temps ?
Un logiciel de gestion de feuilles de temps permet de centraliser toutes les données de temps suivies de votre équipe. Les meilleurs outils offrent plusieurs vues :
feuille de temps, chronologie et rapport — comme dans WebWork.
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Pourquoi votre entreprise a besoin d’un logiciel de feuille de temps
Voyons maintenant les avantages clés d’une bonne application de feuilles de temps. Les principaux sont :
- Économie d’argent
- Réduction du vol de temps
- Feuilles remplies plus rapidement
Économiser grâce à des données précises
Des feuilles de temps inexactes peuvent coûter cher — à cause de surpaiements ou de sanctions.
Un bon outil peut vous faire économiser beaucoup à long terme selon la législation locale.
Réduire le risque de vol de temps
Autre point clé : les applications réduisent le risque de vol de temps.
Le vol de temps, c’est quand un employé déclare des heures non travaillées.
Le suivi automatique empêche cela dans la majorité des cas.
Accélérer la complétion des feuilles de temps
Le suivi automatique permet aussi de remplir les feuilles plus rapidement.
Plus besoin d’attendre la fin de période. Vous gagnez du temps sur la paie et accélérez la facturation client.
Que rechercher dans une application de feuille de temps
Avant de conclure, voyons les fonctions essentielles d’une application de feuille de temps :
- Validation des feuilles
- Suivi automatique du temps
Économiser grâce à des données précises
Même les feuilles automatiques peuvent contenir des erreurs humaines, surtout si ajoutées manuellement.
C’est pourquoi les validations manuelles restent utiles.
WebWork, par exemple, propose la fonction Validation des feuilles : vous pouvez approuver/rejeter des feuilles, et définir les personnes autorisées.
Toute votre équipe de gestion peut ainsi valider ou refuser les données — un vrai gain de temps.
Suivi automatique du temps
Comme mentionné, le suivi automatique du temps est indispensable.
Dans WebWork, il est activé par défaut grâce à l’option “Autorun” du tracker bureau.
