¿Qué es una ausencia justificada?
Una ausencia justificada es un período prolongado de tiempo fuera del trabajo que puede solicitarse por distintas razones. Al igual que cualquier otro tipo de permiso, requiere aprobación del supervisor. Puede ser remunerada o no, según el motivo. Aunque parece similar a un permiso normal, hay diferencias importantes.
Ausencia justificada vs política de permisos estándar
Una de las diferencias principales es la finalidad: el permiso estándar se usa para vacaciones o descanso, mientras que la ausencia justificada responde a causas más serias. Otra diferencia clave es la duración. Mientras que los permisos regulares suelen durar algunas semanas, una ausencia justificada puede extenderse por varios meses.
¿Cuánto puede durar una ausencia justificada?
Generalmente, una ausencia justificada dura semanas, pero licencias como la parental pueden durar varios meses. La duración exacta depende de la ley local. También puedes ofrecer ausencias voluntarias que no sean obligatorias por ley.
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Variaciones en las políticas de ausencia justificada
Como se mencionó, existen dos tipos principales de políticas de ausencia: obligatorias y opcionales.
Políticas de ausencia exigidas por ley
Muchos países exigen legalmente ausencias como la licencia parental, que puede durar meses.
Políticas de ausencia voluntaria
Además de las ausencias requeridas por ley, puedes ofrecer otras como beneficios para empleados. Un buen ejemplo es la licencia por duelo, que demuestra empatía y fortalece la cultura de la empresa.
Ejemplos comunes de políticas de ausencia
A continuación, algunos ejemplos comunes de ausencias justificadas:
- Licencia militar: cuando un empleado es convocado al servicio militar.
- Licencia parental: para el nacimiento o adopción de un hijo.
- Licencia médica: por razones de salud propia o de familiares cercanos.
- Licencia por duelo: tras la pérdida de un ser querido.
Por qué es importante para los empleadores gestionar las ausencias
Ahora, enfoquémonos en cómo gestionar estas ausencias. Hay dos formas: manualmente o mediante software especializado. Hacerlo a mano consume tiempo y es propenso a errores. Con software, el proceso se vuelve más preciso y fácil de manejar.
Ventajas de usar software para controlar ausencias
Hay muchas herramientas para facilitar el trabajo del equipo de RRHH. Además de suites especializadas, puedes usar herramientas de productividad como WebWork. Estas ayudan a mantener la organización y planificar las ausencias con anticipación. Planificar ausencias no siempre es crítico, pero para ausencias prolongadas puede mantener la productividad. Si usas un sistema de turnos, la planificación se vuelve aún más importante.
Otro beneficio es la reducción de errores. Automatizar el seguimiento disminuye las fallas de entrada de datos, y cualquier error es más fácil de detectar y corregir.
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Cómo usar software para seguimiento de ausencias: paso a paso
Veamos ahora cómo usar un software de seguimiento de ausencias en tu empresa, paso a paso — empezando por elegir la herramienta adecuada.
Elige un software de seguimiento de ausencias
Primero, elige una aplicación que te ayude a rastrear las ausencias. El software de RRHH es una opción, aunque suele ser costoso. Una alternativa son los rastreadores de tiempo como WebWork, con función de Gestión de Ausencias. También puedes gestionar tareas y aumentar la productividad. Una inversión a largo plazo muy valiosa.
Crea políticas de ausencia para tu empresa
Después de elegir la herramienta, configura las políticas de ausencia de la empresa. En WebWork, eso incluye crear políticas con saldos de días, duración y si son o no remuneradas.
Capacita a tu equipo para usar el sistema
Luego, capacita a tu equipo. En WebWork, es sencillo: los empleados aprenden a pedir permisos, y los gerentes a aprobarlos o rechazarlos según las políticas.
Gestiona las ausencias desde el panel
Una vez configurado todo, puedes gestionar las ausencias desde el panel. Así obtendrás todos los beneficios del seguimiento automatizado.
