¿Qué es una hoja de tiempo?
Una hoja de tiempo es un documento donde se registran las horas trabajadas junto con otros datos importantes. Tienen formato de tabla informativa.
Pueden estar en formato digital o papel, aunque las digitales son más comunes por su practicidad.
Contenido de una hoja de tiempo
Además de las horas totales, las hojas de tiempo contienen información relevante sobre el trabajo del personal. Estos datos incluyen:
- Datos del empleado, como nombre y cargo
- Información de proyectos y tareas
- Horas extra
- Descansos
- Tarifas por hora
- Datos necesarios para aprobación
Además de esto, puedes agregar otros datos según el uso que le des a la hoja.
Por ejemplo, si la usas para facturación, puede ser necesario incluir los datos del cliente.
¿Las hojas de tiempo son obligatorias por ley?
Si pagas a tu equipo un salario fijo, probablemente no necesites usar hojas de tiempo.
Pero si los pagas por hora, debes cumplir con leyes de control horario.
Por ejemplo, el Fair Labor Standards Act (FLSA) en EE.UU. exige requisitos de registro.
Para saber qué requisitos aplican a tu negocio, consulta con un abogado laboral local.
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Propósito de las hojas de tiempo
Veamos cómo las hojas de tiempo pueden ayudarte en diferentes áreas del negocio, incluyendo:
- Nómina
- Gestión de proyectos
- Facturación
Gestión de nóminas
Una nómina precisa es crucial si pagas por hora. Sin hojas de tiempo, es difícil tener control.
No tendrás registros claros de lo trabajado. Asegurar que tus datos de tiempo y cálculos de nómina
sean precisos trae varios beneficios. Hablaremos más sobre esto más adelante.
Gestión de proyectos
Las hojas de tiempo son útiles en la gestión de proyectos. Te dan una vista clara de tiempo y dinero invertido por proyecto.
Así aseguras que se prioricen los proyectos correctos. También ayudan a detectar cargas laborales desiguales en el equipo.
Esto es clave para evitar la sobrecarga laboral y sus consecuencias negativas.
Facturación a clientes
Si tu equipo trabaja en proyectos para clientes, las hojas de tiempo son esenciales.
Sirven no solo para facturar al entregar el proyecto, sino también como evidencia durante el desarrollo.
Esto fomenta confianza con el cliente y se vuelve una inversión valiosa.
Tipos de hojas de tiempo
Ahora enfoquémonos en otro aspecto: ¿qué tipos de hojas de tiempo existen?
Hojas de tiempo manuales vs automáticas
Hay dos tipos principales: manual y automática.
En las manuales el equipo llena los datos; en las automáticas lo hace un software como WebWork.
Si usas el Rastreador de Tiempo de Escritorio de WebWork, verás qué apps y sitios usan los empleados.
Esto te permite verificar la precisión para pagar y facturar correctamente.
Períodos de las hojas de tiempo
Además de manual o automática, una hoja de tiempo puede variar por período. La más común es la semanal.
También puedes usar hojas quincenales o mensuales, según tu frecuencia de pago.
¿Qué es un software de gestión de hojas de tiempo?
El software de gestión de hojas de tiempo permite centralizar todos los datos registrados por el equipo. Los mejores ofrecen vistas en hoja de tiempo, línea de tiempo y reportes, como WebWork.
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Por qué necesitas software de hoja de tiempo en tu empresa
Veamos ahora las ventajas que una buena app de hoja de tiempo puede ofrecer. Entre ellas:
- Ahorro de dinero
- Menor riesgo de fraude
- Hojas completadas más rápido
Ahorro con datos precisos
Hojas de tiempo inexactas pueden ser costosas. No solo por sobrepago sino también por multas.
Con un buen rastreador puedes ahorrar mucho a largo plazo, según las normas locales.
Reducción de fraudes de tiempo
Otra forma de ahorrar es reducir el robo de tiempo.
El robo de tiempo es cuando se registran horas no trabajadas.
El seguimiento automático puede eliminar este riesgo por completo.
Agilizar el llenado de hojas de tiempo
Otra ventaja del seguimiento automático es que las hojas se completan mucho más rápido.
No tendrás que esperar a que tu equipo las llene al final del período. Así, también cobras y pagas antes.
Qué buscar en una app de hoja de tiempo
Antes de terminar, revisemos qué debe tener una buena app de hoja de tiempo. Las funciones clave incluyen:
- Aprobaciones de hojas
- Seguimiento automático del tiempo
Ahorro con datos precisos
Aunque las hojas automáticas son más precisas, pueden tener errores humanos, sobre todo si se añaden datos manualmente.
Por eso, aprobar hojas manualmente sigue siendo útil.
WebWork, por ejemplo, tiene una función de aprobación de hojas que permite aceptar/rechazar y gestionar quién tiene permisos en el espacio de trabajo.
Esto agiliza los flujos de trabajo de todo el equipo directivo.
Seguimiento automático del tiempo
Como se mencionó antes, el seguimiento automático es clave para la precisión.
En WebWork, el Seguimiento Automático viene activado por defecto con la opción “Autorun” en el escritorio.
